Tietosuojalausunto

Henkilötietojen käyttö New House -konsernissa

Päivitetty 20.5.2021

Tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä on New House Innovation Oy (y-tunnus: 2746622-2) ja sen tytäryhtiöt New House Office Oy (y-tunnus: 2915978-7), New House Homes (y-tunnus: 2799011-2), NHI Apartments I Oy (y-tunnus: 3126225-7), nämä kaikki jäljempänä ”New House -konserni”.

New House -konsernin harjoittama vuokraus- ja managerointitoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Tämä käsittely perustuu vuokrasopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen tai sen täytäntöönpanoon, oikeutettuun etuumme käsitellä tietoja, lakiin tai antamaasi suostumukseen. Näin henkilötietoja käytetään esimerkiksi asiakassuhteen hoitoon, asuntojen kunnossapitotehtäviin sekä asiakasviestintään ja asumiseen liittyvien palveluiden kehittämiseen.

Henkilötietoja kerätään pääasiassa suoraan sinulta. Lisäksi henkilötietoja kerätään mm. Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä. Voimme lisäksi kerätä www-sivustoiltamme käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

Kiinnitämme erityistä huomiota yksityisyytesi suojaamiseen ja noudatamme kaikessa tekemisessämme hyvää tietojenkäsittelytapaa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin, miten keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme henkilötietojasi.

Selosteessa viittaamme ”Sinulla” sekä asiakkaisiimme että potentiaalisiin asiakkaisiimme, joiden tietoja käsittelemme yhteydenpitotarkoituksissa.

Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat osa-alueet:

• Millaisia tietoja minusta kerätään?
• Mistä lähteistä tietoni kerätään?
• Missä tarkoituksessa ja millä oikeusperusteella henkilötietojani käsitellään?
• Kuinka kauan tietojani säilytetään?
• Kuka käsittelee henkilötietojani?
• Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?
• Miten henkilötietoni suojataan?
• Miten tietojani käytetään markkinointiin?
• Käytetäänkö sivustoilla evästeitä ja voiko joku muu taho kerätä tietoja vierailustani New House -konsernin sivustoilla?
• Millaisia vaikutusmahdollisuuksia minulla on?
• Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?
• Mihin voin ottaa yhteyttä?

1. Millaisia tietoja minusta kerätään?

Keräämme sinusta tässä tietosuojaselosteessa myöhemmin kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa sinusta kerätään missäkin tilanteessa. Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Perustiedot ja tunnistamiseen liittyvät tiedot:

• nimi
• henkilötunnus
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Asiakkuuteen, vuokrasuhteeseen, niiden perustamiseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä tiedot, kuten:

• asiakkuuden alkupäivämäärä
• samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
• samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
• kanssavuokralaisen suostumuksella kaikkien samassa taloudessa asuvien, myös alaikäisten, henkilöiden etu- ja sukunimet sekä syntymäajat
• tieto kanssahakijan päävuokralaiselle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi New House -konsernille
• tieto mahdollisesta edunvalvojasta
• tiedot työssäkäynnistä
• luottotiedot
• velkajärjestelytieto
• perintätieto
• nykyistä sopimusta edeltävän asunnon osoite
• asunnon tarvetta koskevat tiedot
• vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
• alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
• mahdollisen henkilötakaajan henkilö-, luotto- ja yksilöintitiedot
• reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, kyselyt, viestintä ja toimenpiteet
• kiinteistöteknisten laitteiden keräämä tieto
• mahdollisen kameravalvonnan kuvamateriaali sisältäen paikka-, aika- ja päivämäärämerkinnän
• sähköisten avainten keräämä tieto eli tiedot sähköisten avainten luovutuksista ja palautuksista sekä kiinteistöjen ovien kulkutiedot (avaintunnistetieto, päivämäärä ja kellonaika)
• pankkitilitiedot mahdollisen vakuuden palauttamiseen liittyen
• evästeillä kerätty asiakkaan verkkosivujen ja mobiilipalvelujen käyttäjätieto

2. Mistä lähteistä tietoni kerätään?

Henkilötietoja kerätään suoraan vuokralaiselta tai kanssavuokralaiselta vuokrahakemuksen tai -sopimuksen tekemisen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös myöhemmin vuokrasuhteen aikana muun muassa sähköisistä avaimista, sähköisistä palveluista sekä asiakaspalvelupuheluista ja -viestinnästä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös New House -konsernin muista henkilörekistereistä, yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Digi- ja väestötietovirastosta ja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

3. Missä tarkoituksessa ja millä oikeusperusteella henkilötietojani käsitellään?

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden, vuokrasuhteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen perustamiseen, hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.:

• asiakkaan tietojen ylläpito
• vuokrareskontran ylläpito
• asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen New House -konsernin kanssa sopimussuhteessa oleville huolto- ja isännöintiyhtiöille
• vuokra- ja muiden saatavien perintä
• vuokrasopimusten hallinnointi ja päättäminen
• lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
• New House -konsernin oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen

Asiakkuus- ja vuokrasuhteen hoitoon liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti New House -konsernin ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön panemiseen (vuokrasopimus), sopimuksen edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen (vuokra-asuntohakemus), sekä New House -konsernin oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja:

• New House -konsernin omaisuuden suojaamiseksi
• riskien kartoitukseen ja hallintaan
• fyysisen turvallisuuden ja tietoturvan toteuttamiseen
• liiketoiminnan analysoimiseen ja kehittämiseen
• markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseen ja kohdentamiseen
• Sopimus- ja vuokrasuhteen edellytyksenä on, että asiakas antaa tarvittavat henkilötiedot.

Henkilötietoja voidaan myös käyttää New House -konsernin asiakasviestintään ja mahdolliseen markkinointiin.

New House -konsernilla on vuokrasopimusta tai hakemusta tehtäessä oikeus tarkistaa asiakkaan luottotiedot sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Vuokrausta tehtäessä tarkistamme luottotietosi Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä. Tarkistamme lisäksi tietosi Digi- ja väestötietovirastosta sekä asukashistoriasi, mikäli olet asunut meillä aikaisemmin. Jos vuokraat asunnon puolison tai kaverin kanssa, tarkistamme molempien tiedot. Mahdolliset ongelmat asumishistoriassa, vakavat luottotietohäiriöt tai vuokravelka meille tai muille vuokranantajille voivat estää vuokraamisen.

4. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Vuokra-asuntohakemuksen yhteydessä kerätyt henkilötiedot säilytetään 3 vuoden ajan siitä, kun hakija on viimeksi jättänyt hakemuksen, ellei hakija ole tehnyt vuokrasopimusta New House -konsernin kanssa.

Vuokrasopimukseen perustuvat vuokralaisen ja muiden vuokra-asunnossa asuvien henkilöiden henkilötiedot poistetaan viimeistään 7 vuoden kuluttua siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt tai vuokrasopimukseen liittyvät New House -konsernin ja vuokralaisen oikeudet ja velvoitteet ovat päättyneet.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen New House -konsernin lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi.

Mahdollisen tallentavan kameravalvonnan tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetista riippuen enintään 2 viikkoa, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle automaattisesti uutta tietoa.

5. Kuka käsittelee henkilötietojani?

New House -konserniin kuuluvat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Olemme tehneet valittujen yhteistyökumppanien kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn New House -konsernin puolesta. Henkilötietoja voidaan näin siirtää New House -konsernin alihankkijoille, kuten maksupalveluntarjoajille, muille palveluntarjoajille tai huolto- ja isännöintiyhtiöille, jotka käsittelevät henkilötietoja New House -konsernin lukuun salassapitovelvollisuuden ja sitovan tietosuojasopimuksen mukaisesti.

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin henkilötietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia sopivien tai asianmukaisten suojatoimien toteuttamisesta esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

6. Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta New House -konsernin ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi New House -konsernin puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, tai mikäli oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista.

Mikäli asunnon omistajaksi tulee New House -konsernin ulkopuolinen taho, voi New House -konserni luovuttaa rekisteröityjen vuokralaisten ja asukkaiden henkilötiedot asunnon uudelle omistajalle.

Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

7. Miten henkilötietoni suojataan?

Suojaamme henkilötietosi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla tietoturvakeinoilla, kuten alihankkijoidemme huolellinen valinta, asianmukainen kulunvalvonta, rajattu käyttöoikeuksien myöntäminen sekä henkilöstön ohjeistaminen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

8. Miten tietojani käytetään markkinointiin?

Asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja voidaan käyttää New House -konsernin asiakasviestintään ja markkinointiin. Kaikki sähköinen viestintä ei ole markkinointia. Voimme käyttää sähköpostia tai tekstiviestiä myös esimerkiksi viestimällä palvelukatkoksista tai lähettämällä tilaamaasi asukasuutiskirjettä tai muita palveluviestejä.

9. Käytetäänkö sivustoillamme evästeitä ja voiko joku muu taho kerää tietoja vierailustani New House -konsernin sivustoilla?

Keräämme, käsittelemme ja analysoimme verkkosivustojemme käyttöön liittyviä tietoja. Voimme kerätä päätelaitettasi koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla.

10. Millaisia vaikutusmahdollisuuksia minulla on?

Olemme sitoutuneita toteuttamaan tietosuojaan liittyvät oikeutesi mahdollisimman sujuvasti ja tarjoamaan sinulle hallintamahdollisuuksia henkilötietoihisi liittyen. Alla kerromme mitä oikeuksia sinulla on sekä millä tavoin voit vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

10.1. Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään antamaasi suostumukseen perustuen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi ilmoittamalla tästä meille kohdan 12 mukaisesti.

10.2. Oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot

Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi eli sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä sinua koskevia henkilötietoja rekisteriimme on talletettu. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti tai se voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti. Tarkastuspyyntö voidaan evätä tai sen toteuttamista rajoittaa laissa säädetyin perustein, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan tai New House -konsernin liikesalaisuuksien perusteella. Tarkastuspyynnön käyttäminen ja jäljennöksen toimittaminen ovat lähtökohtaisesti maksuttomia, mutta voimme periä näiden toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, mikäli jäljennöksiä pyydetään toistuvasti tai pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.

10.3. Oikeus vaatia henkilötietojen oikaisemista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista

Oikaisemme, poistamme tai täydennämme rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai pyynnöstäsi (ottamalla meihin yhteyttä kohdan 12 mukaisesti). Sinulla on myös oikeus vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun odotat vastaustamme tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista tilanteissa, jos peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä, vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä tai vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa. Meillä on kuitenkin velvollisuus säilyttää henkilötietojasi asiakassuhteen ajan ja jopa sen jälkeen, jos tietojen käsittely on tarpeen esimerkiksi lakiin perustuvien velvoitteiden noudattamiseksi tai oikeusvaateiden käsittelemiseksi.

10.4. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tapauksissa

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn perustuen vastustaa sellaista suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu New House -konsernin oikeutettuun etuun. Sinun tulee tässä tapauksessa ottaa yhteyttä meihin kohdan 12 mukaisesti ja eritellä ne perusteet, joiden nojalla vastustat käsittelyä. Voimme evätä vastustamista koskevan pyynnön laissa säädetyin perustein.

Sinulla on myös oikeus vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita kohdistamme henkilötietoihisi siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on New House -konsernin oikeutettu etu.

10.5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun olet itse toimittanut rekisteriimme tietoja, joita käsitellään New House -konsernin ja sinun välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai antamasi suostumuksen nojalla, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista). Otathan tässä tapauksessa meihin yhteyttä kohdan 12 mukaisesti.

10.6. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?

Pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämisen tai lainsäädännön muuttumisen perusteella. Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, ilmoitamme siitä selkeästi lain niin edellyttäessä. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.

12. Mihin voin ottaa yhteyttä?

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme office@nho.fi tai 044 977 5885. Toimistomme palvelee osoitteessa Kalevankatu 9 A 77, 60100 Seinäjoki.